Un documento no vive siempre en el mismo lugar: pasa del archivo de gestión al central y, si lo merece, al histórico. Te explicamos qué es cada uno, en qué se diferencian y cómo se mueve un documento entre ellos.
Son las tres etapas de la vida de un documento de archivo. El archivo de gestión guarda la documentación que se usa y consulta de manera continua; el archivo central recibe los documentos transferidos, que se consultan con menos frecuencia pero siguen vigentes; y el archivo histórico conserva de forma permanente los documentos que tienen valor para la memoria. Así lo establece el artículo 23 de la Ley 594 de 2000.
Puntos clave
- Los documentos pasan por tres etapas: gestión, central e histórico. Es lo que se conoce como ciclo vital del documento.
- En el archivo de gestión están los trámites activos, y la consulta es constante.
- En el archivo central están los documentos cuyo trámite ya terminó, pero que aún son útiles o exigibles.
- En el archivo histórico quedan, para siempre, los documentos de conservación permanente.
- Las Tablas de Retención Documental (TRD) indican cuánto tiempo se queda cada serie en cada etapa y qué se hace al final.
¿Qué es el ciclo vital del documento?
Es el recorrido de un documento desde que se crea o recibe hasta que se conserva de forma permanente o se elimina. Pensarlo así evita dos extremos: guardar todo sin criterio, que satura el espacio y la búsqueda, o eliminar sin revisar, con el riesgo de perder información que todavía importa.
Archivo de gestión
Según la Ley 594, comprende la documentación que se utiliza y consulta continuamente por las oficinas productoras o por otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta a los asuntos iniciados.
Un ejemplo común: la carpeta de un proceso que todavía está en trámite y que varias personas consultan cada semana. Se organiza cerca de quien la usa, para tenerla a la mano.
Archivo central
Es donde se agrupan los documentos transferidos desde los archivos de gestión de la entidad. Su consulta no es tan frecuente, pero siguen vigentes y los consultan las propias oficinas y también particulares.
Un ejemplo: la carpeta de ese mismo proceso, una vez terminado el trámite. Ya no se necesita todos los días, pero hay que poder encontrarla cuando alguien la pida.
Archivo histórico
Es aquel al que se transfieren, desde el archivo central, los documentos de conservación permanente. Son los que, por su valor, se guardan para siempre como testimonio de la gestión y de la historia.
Diferencias entre los tres archivos
- Uso: en gestión, constante; en central, ocasional; en histórico, de investigación y memoria.
- Qué guardan: trámites en curso, documentos con trámite terminado y vigencia, y documentos de conservación permanente, respectivamente.
- Destino final: los documentos de gestión pasan al central; los del central pasan al histórico o se eliminan, según lo defina la TRD.
- Ubicación: lo habitual es que cada etapa se gestione en un espacio o con un control distinto, para no mezclar documentos activos con inactivos.
¿Cómo se mueve un documento entre archivos?
Se hace mediante transferencias documentales:
- Transferencia primaria: del archivo de gestión al archivo central.
- Transferencia secundaria: del archivo central al archivo histórico.
Para que sean ordenadas, cada transferencia se acompaña de un inventario documental, como el FUID. Y los tiempos y la disposición final los dicen las Tablas de Retención Documental (TRD), que son obligatorias para las entidades del Estado.
¿Y si mi empresa es privada?
Aunque la Ley 594 obliga directamente a las entidades públicas y a las privadas que cumplen funciones públicas, el modelo es útil para cualquier empresa: tener claro qué es activo, qué es consulta ocasional y qué vale la pena conservar para siempre. Y los plazos de conservación los fijan otras normas; los puedes ver en nuestra guía de cuánto tiempo guardar los documentos.
Y en el mundo digital
El ciclo vital también aplica a documentos electrónicos, y a archivos híbridos con partes en papel y partes digitales. Un software de gestión documental permite aplicar las mismas reglas a lo digital: saber en qué etapa está cada documento, quién lo puede consultar y qué pasará con él al cumplirse su plazo.
Checklist para ordenar tu archivo por etapas
- Identifica qué documentos son de trámite activo.
- Separa lo que ya terminó su trámite, pero que debes conservar.
- Define con qué criterio se escoge lo que se conserva para siempre.
- Haz un inventario de lo que sale de gestión.
- Documenta cada transferencia.
- Si eres entidad pública, adopta y aplica tus TRD.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el archivo de gestión?
El que guarda la documentación de uso y consulta continuos por las oficinas productoras, durante el trámite de los asuntos.
¿Qué es el archivo central?
Es el que agrupa los documentos transferidos desde los archivos de gestión, cuya consulta es menos frecuente pero que siguen vigentes.
¿Qué es el archivo histórico?
Es el archivo al que se transfieren, desde el central, los documentos de conservación permanente.
¿Qué es una transferencia documental?
Es el paso de documentos de una etapa a otra: primaria, de gestión a central; secundaria, de central a histórico.
¿Qué es el ciclo vital del documento?
Es el recorrido de un documento a través de las etapas de gestión, central e histórica, hasta su conservación permanente o su eliminación.
Este artículo es informativo
Explica conceptos generales de la Ley 594 de 2000 y no reemplaza la asesoría de un archivista. Los tiempos de cada etapa dependen de la TRD de cada entidad.
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