Menos cajas, menos papel, menos riesgo de perder un documento importante: así estamos ayudando al Colegio Panamericano a reducir su archivo físico, escaneando y organizando su información en DMSIGED.
El equipo de Archivos y Sistemas se encuentra actualmente trabajando en las instalaciones del Colegio Panamericano, apoyándolos en un proceso de digitalización que busca reducir de forma significativa su archivo físico. Escaneamos, organizamos y subimos su documentación a DMSIGED, para que la institución dependa cada vez menos de cajas, carpetas y espacio físico de archivo.
El reto de un archivo físico que solo crece
Cualquier institución que lleva años en funcionamiento sabe cómo se siente: el archivo físico nunca deja de crecer. Cada año se suman más carpetas, más cajas, más estantería, y con eso crece también el riesgo de que algo se dañe, se traspapele o simplemente se vuelva imposible de encontrar rápido cuando se necesita. En el caso de instituciones educativas, buena parte de esa documentación debe conservarse durante años —en algunos casos, décadas— por lo que el archivo físico termina ocupando espacio que podría destinarse a otros usos dentro de la institución.
Cómo trabaja Archivos y Sistemas para reducir el archivo físico
Nuestro proceso en el Colegio Panamericano sigue varias etapas, pensadas para que la reducción del archivo físico sea real y no solo temporal:
Escaneo y control de calidad: cada documento se digitaliza y se revisa para garantizar que la imagen quede legible y completa.
Organización y clasificación: los documentos digitalizados se suben a DMSIGED clasificados y con sus metadatos, para que después se puedan buscar en segundos en lugar de revisar carpeta por carpeta.
Aplicación de tiempos de conservación: cada documento queda con su tiempo de conservación parametrizado en el sistema, para que la institución no dependa de que alguien recuerde cuánto tiempo debe guardarse cada cosa.
Definición de qué hacer con el papel ya digitalizado: una vez el documento está seguro en DMSIGED, la institución puede decidir qué papel conservar físicamente (si la norma lo exige) y qué espacio de archivo puede liberar.
Qué gana el Colegio Panamericano con este proceso
Menos papel físico significa menos espacio de archivo ocupado, menos riesgo de daño o pérdida de documentos importantes, y la posibilidad de encontrar cualquier documento en segundos en lugar de horas. El personal administrativo del colegio deja de invertir tiempo buscando papel entre cajas, y la información queda protegida frente a lo que el papel no puede resistir con el paso del tiempo: humedad, incendios, extravíos o simple deterioro.
Reducir el papel, sin perder la información
Digitalizar no es solo "pasar papel a digital" — es la forma de que una institución deje de depender del espacio físico para conservar su información, sin sacrificar nada de lo que esa información representa. Con DMSIGED, el Colegio Panamericano avanza hacia un archivo cada vez más liviano en papel y cada vez más disponible en cualquier momento.
SOLICITA UNA DEMO y conoce cómo DMSIGED puede ayudar también a tu institución a reducir su archivo físico.