Menos pasos para buscar un documento, agrupación automática de PQRS y trazabilidad completa en un solo clic: así describe el equipo de la Personería de Floridablanca su experiencia con DMSIGED, área por área.
El equipo de Archivos y Sistemas visitó las instalaciones de la Personería de Floridablanca para conversar directamente con las distintas áreas que usan DMSIGED en su operación diaria: desde la Delegada para la Vigilancia Administrativa, Policiva, Judicial y Ambiental, hasta Control Interno, Judicatura y el área de Derechos Humanos. Cada una tiene una forma distinta de usar el sistema, y por eso quisimos escuchar de primera mano qué tanto les ha facilitado el trabajo del día a día.
Una herramienta que ya se siente más ágil en el día a día
Uno de los cambios que más se destacó fue la reducción de pasos manuales en tareas repetitivas. Lizeth Natalia Sánchez, Profesional Universitario, comentó que varias PQRS ahora se agrupan automáticamente, cuando antes había que agruparlas una por una, y que relacionar documentos ya toma un solo clic en lugar de los varios intentos que tomaba antes — un cambio que, según ella, ya se nota en el tiempo de trabajo diario.
Desde el área de Judicatura, María Luisa coincidió en esa misma línea: destacó que ahora es posible cargar varios documentos de una sola vez en lugar de subirlos uno por uno, y que las notificaciones y certificados se generan de forma rápida y confiable.
Más trazabilidad y visualización a la medida de cada usuario
Edgar Pardo, PDVA, resaltó que el sistema se siente más actualizado frente a la versión que usaban antes, y en particular valoró que al abrir un solo ítem pueda ver toda la información relacionada en un mismo lugar — una trazabilidad completa que antes no estaba disponible de forma tan directa.
Desde Control Interno, Carlos H. Rojas mencionó como un punto a favor la posibilidad de ajustar la forma en que se visualizan tablas y reportes según la preferencia de cada persona, algo que le permite acomodar el sistema a su propia forma de trabajar.
Adaptación rápida y una base sólida
No todas las áreas llevan el mismo tiempo usando el sistema a fondo, pero la adaptación se ha dado sin mayores tropiezos. Javier Calderón, del área de TA, señaló que no ha tenido inconvenientes usando la herramienta, y que aunque al principio vino de una forma distinta de trabajar, el ajuste fue rápido.
Claudia Patricia Niño, Delegada para los Derechos Humanos, resumió su impresión general describiendo el sistema como una herramienta robusta y sólida para el trabajo de su área.
Lo que nos deja esta visita
Escuchar a cada área contar, en sus propias palabras, qué parte de DMSIGED le ha facilitado el trabajo es la mejor forma de confirmar que las mejoras van en la dirección correcta. De la agrupación automática de PQRS a la trazabilidad completa en un solo clic, cada comentario de la Personería de Floridablanca es una guía para seguir ajustando el sistema a lo que las entidades realmente necesitan en su día a día.
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