¿Qué se escribe en "fechas extremas"? ¿Una fila por documento o por carpeta? ¿Quién firma? Aquí van las respuestas prácticas para llenar el FUID sin dudas, columna por columna.
Para elaborar el FUID primero se organiza la documentación según la TRD y se folia cada unidad; luego se llena el encabezado (entidad, unidad administrativa y propósito del inventario), se registra una fila por cada unidad de conservación con sus datos y, al final, el inventario lo firman quien lo elabora, quien entrega y quien recibe.
Puntos clave
Una fila del FUID corresponde a una unidad de conservación (una carpeta, un tomo o una caja), no a cada documento suelto.
El FUID describe lo que ya está organizado: primero se clasifica según la TRD y se folia, después se inventaría.
Las fechas extremas se escriben con cuatro dígitos (por ejemplo, 2019-2024) y se usa "s.f." cuando no hay fecha.
Soporte, frecuencia de consulta y notas son las columnas que más se dejan vacías, y las que más sirven cuando alguien necesita ubicar o evaluar un expediente.
Antes de empezar: lo que necesitas tener listo
Antes de tocar el formato conviene tener a la mano la Tabla de Retención Documental (de ahí salen los códigos de serie y subserie), la documentación ya clasificada por serie y subserie, y las carpetas foliadas con sus cajas numeradas. Si algo de eso falta, el inventario te va a quedar a medias o con datos que después toca corregir.
Los 6 pasos para elaborar el FUID
Organiza por series y subseries. Agrupa los expedientes según lo que dice la TRD de tu entidad.
Folia cada unidad. Numera las hojas de cada carpeta en orden, porque el número de folios es uno de los datos que vas a registrar.
Llena el encabezado. Anota la entidad remitente y la productora, la unidad administrativa responsable, y el propósito del inventario (por ejemplo, transferencia primaria o entrega de cargo).
Registra una fila por unidad. Una línea por cada carpeta, tomo o caja, siguiendo el orden en que están organizadas.
Verifica contra lo físico. Revisa que los folios, las fechas y los números de caja del formato coincidan con lo que realmente hay en cada unidad.
Firma el inventario. Lo firman quien lo elaboró, quien entrega y quien recibe.
Cómo se llena cada columna del FUID
Número de orden: número consecutivo de cada registro (cada fila).
Código: el código que tu entidad usa para identificar la oficina productora y la serie o subserie, el mismo de la TRD.
Nombre de la serie, subserie o asunto: el nombre que se le dio a esa agrupación de documentos.
Fechas extremas: fecha inicial y final de la unidad, con cuatro dígitos. Si no tiene fecha, "s.f.".
Unidad de conservación: el número asignado a la carpeta o caja donde está guardado.
Número de folios: total de hojas que contiene esa unidad.
Soporte: se indica cuando no es papel (microfilm, video, casete, medio electrónico como CD o DVD).
Frecuencia de consulta: alta, media, baja o ninguna, según el historial de préstamos y consultas.
Notas: faltantes, saltos de numeración, anexos o el estado de conservación de la unidad.
Errores frecuentes al llenar el FUID
El más común es inventariar sin haber foliado: el número de folios sale a ojo y no coincide después. Le siguen escribir las fechas extremas en formatos distintos de una fila a otra, mezclar en una misma fila documentos de series diferentes y dejar la columna de notas vacía aunque falten documentos o haya saltos de numeración. Un inventario con esos datos claros le ahorra tiempo a quien reciba el archivo.
Preguntas frecuentes sobre cómo elaborar el FUID
¿Se puede hacer el FUID en Excel?
Sí, mientras conserves las mismas columnas del formato y las firmas correspondientes. Lo importante es que la información sea la misma, sin importar si se diligencia en una hoja de cálculo, a mano o dentro de un sistema.
¿Quién debe firmar el FUID?
Quien prepara el inventario, quien entrega la documentación y quien la recibe. Esas firmas son las que le dan validez al registro de lo que se transfirió.
¿Cuándo hay que elaborar un FUID?
Cada vez que se transfiere documentación entre archivos (de gestión a central, o de central a histórico), cuando un servidor público entrega su cargo, o cuando una entidad se reorganiza, se fusiona o se liquida.
De llenar formatos a que el inventario salga solo
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