Escanear no es poner la hoja y apretar un botón. Estos son los ajustes y controles que hacen que tu copia digital se lea bien hoy y siga sirviendo dentro de varios años.
Para escanear un documento correctamente, prepara el original (quita grapas, ordénalo y fólialo), usa una resolución de entre 300 y 600 dpi, elige escala de grises o color según el contenido, guarda en un formato adecuado (PDF/A para consulta y TIFF para preservación), revisa cada imagen y nómbrala identificando el expediente y el folio. Estos valores siguen los requisitos mínimos de digitalización del Archivo General de la Nación.
Puntos clave
Entre 300 y 600 dpi es el rango recomendado: 300 dpi para documentos en buen estado, más resolución si el papel está deteriorado.
Escala de grises para documentos de texto; color solo cuando el color aporta información (por ejemplo, un plano o un mapa).
Para consulta se usa PDF/A (u otros formatos como JPEG); para preservación, TIFF o JPEG2000 sin pérdida.
Cada imagen debe revisarse: legible al 100% en pantalla, bien orientada, enfocada y sin información cortada.
Paso a paso para escanear un documento
Prepara el original. Quita grapas y clips, repara hojas dobladas y verifica que el orden y la foliación sean correctos antes de escanear.
Configura el escáner. Elige la resolución (300 dpi como base) y el modo de color según el contenido del documento.
Escanea. Procesa el documento hoja por hoja o por lotes, cuidando que quede recto y completo.
Revisa cada imagen. Comprueba que sea legible al 100%, que esté bien orientada y enfocada, y que no falte información ni haya distorsiones.
Guarda en el formato correcto. PDF/A para consulta; TIFF o JPEG2000 sin pérdida si necesitas una copia de preservación.
Nombra e identifica. Identifica cada imagen con su folio, expediente, subserie y serie, para poder ubicarla después.
Describe con metadatos. Registra entre 2 y 10 metadatos descriptivos según el tipo de documento, y súbelo a tu repositorio.
Qué resolución, color y formato usar
Resolución: entre 300 y 600 dpi. Con 300 dpi suele bastar para documentos en buen estado; si el papel está deteriorado o es muy pequeño, sube la resolución.
Modo de color: escala de grises para manuscritos, textos mecanografiados o impresos; color cuando los colores son parte de la información.
Formato de preservación: TIFF o JPEG2000 sin pérdida.
Formato de consulta: PDF/A (formato pensado para conservar documentos a largo plazo) u otros como JPEG.
Errores frecuentes al escanear
Los más comunes son escanear a una resolución baja para ahorrar espacio (después el texto no se lee o el OCR falla), no revisar las imágenes una por una, dejar hojas torcidas o cortadas, y guardar sin nombrar ni describir, de modo que luego nadie sabe a qué expediente pertenece cada archivo.
Preguntas frecuentes sobre cómo escanear un documento
¿Se puede escanear con el celular?
Para documentos de uso cotidiano sirve, pero para un archivo institucional conviene un escáner: te permite controlar la resolución y mantener calidad uniforme en todo el lote.
¿Qué es el formato PDF/A?
Es una versión del PDF diseñada para conservar documentos a largo plazo: guarda todo lo necesario para que el archivo se vea igual en el futuro, sin depender de programas o fuentes externas.
¿Escanear un documento significa que ya puedo destruir el original?
No automáticamente. Qué hacer con el papel después de digitalizar depende de la TRD de tu entidad y de la normativa que aplique; es una decisión que se toma con criterio archivístico, no solo porque el escaneo quedó bien.
Escanear bien es solo la mitad del trabajo
Una imagen bien escaneada que queda suelta en una carpeta sigue siendo difícil de encontrar. En Archivos y Sistemas digitalizamos con control de calidad y subimos cada documento a DMSIGED clasificado y con sus metadatos, para que lo escaneado se pueda buscar y gestionar, no solo guardar.
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