Si tu archivo físico tiene sala, estante, caja y carpeta, tu software debería tener lo mismo. Así se replica esa jerarquía para encontrar cualquier carpeta sin recorrer el depósito.
Se organiza replicando en el software la misma jerarquía del depósito —sala, estante, bandeja, caja y carpeta— como niveles anidados, y dándole a cada nivel un código único (la llamada signatura topográfica) que se registra junto con la serie y el expediente. Así el sistema responde, en segundos, la pregunta "¿dónde está físicamente este documento?".
Puntos clave
La ubicación física es un dato de la unidad de conservación (la caja o la carpeta), no del documento suelto.
Cada nivel necesita un código único y estable: si dos cajas comparten código, el sistema no puede decir dónde está cada una.
Clasificar (a qué serie pertenece) y ubicar (dónde está guardado) son dos cosas distintas: el software debe llevar las dos.
Cada movimiento de una caja o carpeta (traslado, préstamo, devolución) debe quedar registrado, no solo la ubicación actual.
La jerarquía: de la sala a la carpeta
Un archivo físico se organiza de lo general a lo particular, y el software debe seguir el mismo camino:
Sala o depósito: el espacio donde está el archivo.
Estante o módulo: la estantería dentro de la sala.
Bandeja o entrepaño: cada nivel del estante.
Caja: la unidad de conservación que guarda las carpetas.
Carpeta: el expediente o la unidad documental con sus documentos.
Cómo codificar cada nivel
La idea es que el código se lea de izquierda a derecha como una dirección. Un ejemplo ilustrativo, con datos inventados:
S01-E03-B02-C015-F004 significa: sala 01, estante 03, bandeja 02, caja 015, carpeta 004.
Lo importante es que el código sea corto, no cambie con el tiempo y siga siempre el mismo patrón. Evita usar nombres de personas o de oficinas como parte del código, porque cambian.
Qué datos registrar de cada caja y carpeta
Código de ubicación: la dirección completa (sala, estante, bandeja, caja y carpeta).
Serie y subserie documental: según la TRD de tu entidad.
Nombre o asunto del expediente.
Fechas extremas: la fecha del documento más antiguo y la del más reciente.
Número de folios.
Soporte: papel u otro medio.
Frecuencia de consulta: alta, media, baja o ninguna.
Estado de conservación: notas sobre daños o faltantes.
Son los mismos datos que se registran en el FUID, así que si ya tienes tu inventario, ya tienes casi todo para cargar la estructura en el sistema. Además, el Acuerdo 001 de 2024 (numeral 4.3.1.8) pide que las unidades de conservación se identifiquen o rotulen de forma que permitan su ubicación y recuperación, con datos como el fondo, la sección, la subsección, el código, el nombre de la serie y subserie y el nombre del expediente.
Qué pasa con los expedientes híbridos
Cuando un expediente tiene una parte en papel y otra electrónica, el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación (numeral 4.3.3.1) exige garantizar que, aunque estén separadas por conservarse en su soporte original, ambas partes formen una sola unidad documental. En el software eso se traduce en que el expediente electrónico indique en qué caja y carpeta está la parte física, y que la carpeta física indique a qué expediente electrónico corresponde.
Errores frecuentes
Los más comunes son repetir códigos entre cajas, mezclar series distintas dentro de una misma caja, no actualizar la ubicación cuando se mueve una caja, y cargar solo la ubicación sin vincularla con la serie de la TRD. Con cualquiera de esos errores, el sistema deja de ser confiable y la gente vuelve a buscar a mano.
Preguntas frecuentes sobre la estructura física en un software documental
¿La ubicación física reemplaza a la clasificación por series?
No. La clasificación dice a qué serie y subserie pertenece el expediente; la ubicación dice dónde está guardado. Son dos datos distintos y el software debe llevar ambos.
¿Qué hago cuando muevo una caja a otra sala?
Actualizas el código de ubicación en el sistema y dejas registrado el movimiento (fecha y responsable). Así puedes saber dónde estuvo antes y quién la movió.
¿Sirve también para controlar los préstamos?
Sí. Si el sistema sabe dónde está cada carpeta, puede registrar quién la pidió, cuándo salió y cuándo volvió, y evitar que se pierda en el camino.
Un depósito que se puede consultar desde la pantalla
Cuando la estructura del archivo físico vive también en el software, encontrar una carpeta deja de ser recorrer pasillos y se convierte en una búsqueda. Con DMSIGED puedes llevar esa jerarquía de sala, estante, bandeja, caja y carpeta junto a la clasificación de tu TRD, para que cada expediente tenga su dirección exacta y su trazabilidad.
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