Foliar primero, ordenar del más antiguo al más reciente y firmar al final: así se diligencia una hoja de control sin errores, con un ejemplo que puedes tomar como modelo.
Para hacer una hoja de control, ordena los documentos del expediente del más antiguo al más reciente, fólialos, y registra por cada uno su tipo documental, su fecha y sus folios; luego anota la fecha de elaboración de la hoja, fírmala y colócala al inicio del expediente, sin foliarla. Así lo dispone el artículo 12 del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación.
Puntos clave
Primero se ordena y se folia el expediente; la hoja de control se llena después, con la foliación definitiva.
El orden es cronológico: el primer documento es el más antiguo y el último, el más reciente.
La hoja de control va al inicio del expediente, pero no se folia.
Cada vez que se agrega un documento al expediente, debe quedar registrado en la hoja.
Paso a paso para diligenciar la hoja de control
Ordena los documentos. Del más antiguo al más reciente, según su fecha.
Folia el expediente. Numera cada hoja en orden. Esa numeración final es la que irá en la hoja de control.
Identifica el expediente. Escribe el nombre o número que lo identifica (por ejemplo, el del funcionario o el del contrato).
Registra cada documento. Por cada uno, anota su tipo documental, su fecha (día, mes y año) y el folio o folios que ocupa.
Fecha y firma. Anota la fecha de elaboración de la hoja y haz que la firme el responsable de administrar el expediente.
Colócala al inicio. Va como primera hoja del expediente y, recuerda, no se folia.
Ejemplo de una hoja de control
Ejemplo ilustrativo, con datos inventados, de un expediente de un contrato de prestación de servicios. Como tu CMS no admite tablas, cada documento va como un renglón de la lista:
Expediente: Contrato de prestación de servicios No. 012 de 2026
Documento 1: Estudios previos — fecha 15/01/26 — folios 1 a 6
Documento 2: Minuta del contrato — fecha 03/02/26 — folios 7 a 14
Documento 3: Póliza de cumplimiento — fecha 05/02/26 — folios 15 a 17
Documento 4: Acta de inicio — fecha 10/02/26 — folios 18 y 19
Fecha de elaboración de la hoja: 12/02/26
Firma del responsable del expediente
Errores frecuentes al hacer la hoja de control
El más común es llenarla antes de foliar, y que después los folios cambien. Le siguen foliar también la hoja de control (no se folia), no respetar el orden cronológico, y agregar documentos nuevos al expediente sin registrarlos en la hoja.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una hoja de control
¿Existe un formato oficial de hoja de control?
El Archivo General de la Nación ha publicado formatos modelo de orientación, y cada entidad suele adoptar el suyo. Lo importante es que conserve la información básica de cada tipo documental.
¿Puede hacerse la hoja de control en digital?
Sí. En los expedientes electrónicos, el artículo 19 del Acuerdo 002 de 2014 pide un índice electrónico que identifique todos los documentos del expediente, su orden y que garantice su integridad.
¿Cuándo debe estar lista la hoja de control?
La foliación debe estar completa antes de cerrar el expediente, y cuando el expediente pasa a transferencia primaria debe ir acompañado de su hoja de control al inicio.
De llenar la hoja a mano a un expediente que se controla solo
Mantener la hoja de control al día documento por documento es un trabajo manual que depende de que alguien no se olvide. Con DMSIGED, el expediente se construye de forma digital con cada documento registrado y su trazabilidad, para que el orden y el contenido del expediente queden controlados sin anotaciones a mano.
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