No hay un único plazo: los libros de comercio, los soportes tributarios y los documentos laborales se guardan por tiempos distintos. Aquí tienes la guía de plazos de conservación para empresas en Colombia, con la norma de cada uno.
Depende del tipo de documento, porque en Colombia no existe un solo plazo para todo. Los libros y papeles de comercio se conservan 10 años; los soportes tributarios, mínimo 5 años; y los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), 20 años después de que termine la relación laboral. Para la historia laboral de los trabajadores no hay un plazo fijo en la ley. Abajo te explicamos cada caso y qué norma lo respalda.
Puntos clave
- Libros y papeles del comerciante: 10 años, contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante.
- Soportes y pruebas tributarias: mínimo 5 años, contados desde el 1 de enero del año siguiente a su elaboración, expedición o recibo.
- Documentos del SG-SST: mínimo 20 años desde que cese la relación laboral.
- Historia laboral: la ley no fija un plazo cerrado y muchas empresas la conservan por mucho más tiempo.
- Cuando un mismo documento cae en dos reglas, lo prudente es aplicar la más larga.
- Pasado el plazo, destruir no es obligatorio: es una decisión que conviene tomar y documentar con un acta.
Libros y papeles de comercio: 10 años
La regla general para los comerciantes está en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que se apoya en el artículo 60 del Código de Comercio: los libros y papeles del comerciante deben conservarse por 10 años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. Aquí entran, por ejemplo, los libros de contabilidad, la correspondencia comercial y los comprobantes de cada operación.
Una buena noticia: la norma deja que el comerciante elija cómo conservarlos, en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Es decir, digitalizar es una opción válida, siempre que la copia sea fiel y se mantenga íntegra y legible.
Soportes tributarios: mínimo 5 años
El artículo 632 del Estatuto Tributario obliga a conservar, por un período mínimo de 5 años contados desde el 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, entre otras cosas:
- Los libros de contabilidad y sus comprobantes, si la persona está obligada a llevar contabilidad.
- Las pruebas que acreditan ingresos, costos, deducciones, retenciones y demás factores de la base gravable.
- La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente.
- Una copia de las declaraciones tributarias presentadas y de sus recibos de pago.
Cuando la contabilidad se lleva en computador, además hay que conservar los medios magnéticos con la información y los programas respectivos. Como la forma de contar el plazo tributario tiene sus matices, conviene que tu contador lo confirme para tu caso.
Documentos laborales y del SG-SST: 20 años
El Decreto 1072 de 2015 (artículo 2.2.4.6.13) dice que ciertos documentos del SG-SST deben conservarse por un mínimo de 20 años, contados desde que cese la relación laboral. Hablamos, por ejemplo, de los conceptos de los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro, de los resultados de mediciones del ambiente de trabajo y de los registros de capacitación y entrega de elementos de protección personal.
La historia laboral es otro cantar. La ley no le pone un plazo cerrado, y hay quienes recomiendan conservarla por décadas, porque puede ser clave para que el trabajador acredite derechos como los pensionales. Por eso, para este tipo de documentos, lo mejor es una consulta con tu abogado laboral antes de definir cuánto tiempo guardarlos.
¿Y si mi empresa es una entidad pública o cumple funciones públicas?
Entonces, además de lo anterior, aplica la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): las entidades del Estado deben tener Tablas de Retención Documental (TRD), que fijan cuánto tiempo se conserva cada serie documental y qué pasa con ella al final. Si tu empresa es privada y no cumple funciones públicas, las TRD no son obligatorias, pero adoptarlas de forma voluntaria es una excelente práctica para saber qué guardar, dónde y por cuánto tiempo.
¿Qué pasa cuando se cumple el plazo?
- Cumplir el plazo no te obliga a destruir nada, pero sí te permite decidir. Estas son buenas prácticas antes de eliminar documentos:
- Confirmar que el documento no está sujeto a otra regla más larga (laboral, contractual o de un proceso en curso).
- Revisar que no tenga valor histórico o probatorio especial para la empresa.
- Hacer un inventario de lo que se va a eliminar.
- Dejar un acta de disposición final o destrucción.
- Cuidar el manejo de los datos personales (Ley 1581 de 2012) durante todo el ciclo, incluida la eliminación.
Checklist rápido: qué guardar y por cuánto tiempo
- Libros y papeles de comercio: 10 años desde el último asiento, documento o comprobante.
- Soportes tributarios y declaraciones: mínimo 5 años desde el 1 de enero del año siguiente.
- Documentos del SG-SST (exámenes médicos, mediciones, capacitaciones): mínimo 20 años desde el fin de la relación laboral.
- Historia laboral: sin plazo cerrado en la ley; consulta a tu abogado y conserva con criterio.
- Entidades públicas o con funciones públicas: lo que diga su TRD, conforme a la Ley 594 de 2000.
Cómo te ayuda un software de gestión documental
Saber el plazo es solo la mitad del trabajo; la otra mitad es poder cumplirlo. Un software de gestión documental como DMSIGED te ayuda a organizar los documentos por tipo, mantenerlos disponibles cuando los necesites y llevar el control de sus tiempos de conservación, sin depender de carpetas dispersas ni de la memoria de una sola persona.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años se deben guardar los documentos contables en Colombia?
Los libros y papeles de comercio se conservan 10 años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante (Ley 962 de 2005, art. 28). Para efectos tributarios, los soportes se guardan como mínimo 5 años (Estatuto Tributario, art. 632).
¿Puedo guardar los documentos de mi empresa solo en digital?
Para los libros y papeles de comercio, la norma permite conservarlos en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Cada caso tiene sus condiciones, así que confirma con tu contador o abogado según el tipo de documento.
¿Cuánto tiempo se guardan las historias laborales?
- La ley no establece un plazo cerrado para la historia laboral. Lo que sí tiene plazo son algunos documentos del SG-SST: mínimo 20 años desde que termina la relación laboral.
¿Es obligatorio tener Tablas de Retención Documental en una empresa privada?
- No, salvo que cumpla funciones públicas. Para las entidades del Estado sí son obligatorias, y para el resto son una buena práctica voluntaria.
¿Qué hago con los documentos cuando se cumple el plazo?
- Puedes decidir si los eliminas o los sigues conservando. Si los eliminas, hazlo con inventario y deja un acta de destrucción.
Este artículo es informativo
Esta guía resume normas generales y no reemplaza la asesoría de tu contador o abogado, que son quienes pueden confirmar el plazo exacto para tu empresa y tu tipo de documento.
Tus documentos organizados y bajo control
En Archivos y Sistemas AYS acompañamos a empresas y entidades en Colombia para que su gestión documental sea ordenada, segura y fácil de cumplir. Con DMSIGED, nuestro software de gestión documental en la nube, tu información deja de ser un problema y pasa a ser una ventaja.