En papel se folia con lápiz y se acompaña con una hoja de control; en digital, el índice electrónico hace ese trabajo. Mira cómo se hace cada paso en un expediente físico, uno electrónico y uno híbrido.
En un expediente físico se ordenan los documentos, se folia con lápiz de mina negra y blanda (HB o B) en la esquina superior derecha de la cara recta de cada hoja, y se diligencia la hoja de control que va al inicio. En un expediente electrónico, el equivalente del foliado es la asociación de cada documento a un índice electrónico, que según la guía del AGN se firma digitalmente. Esa equivalencia la establece el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación (numeral 4.3.1.8).
Puntos clave
El Acuerdo 001 de 2024 dice que los documentos deben estar foliados y que, para los electrónicos, el equivalente funcional es su asociación a un índice electrónico.
La hoja de control se diligencia para las unidades documentales complejas y se ubica al inicio de cada unidad de conservación.
El foliado en papel se hace después de clasificar, ordenar y depurar, y antes de encuadernar, describir o digitalizar.
Un expediente híbrido (parte en papel y parte electrónica) se maneja como una sola unidad documental, aunque cada parte se conserve en su soporte original.
Foliado de un expediente en papel
La práctica que recoge el instructivo de foliación del AGN consiste en numerar los folios solo por su cara recta, con estas reglas:
Cuándo: después de clasificar, ordenar y depurar los documentos, y antes de encuadernar, describir, digitalizar o microfilmar.
Con qué: lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. No se usa lápiz rojo.
Dónde: en la esquina superior derecha de la cara recta del folio, con presión leve para no dañar el papel.
Cómo: numeración consecutiva, sin omitir ni repetir números y sin usar bis, A o B.
Si te equivocas: no se borra; se anula el número con una línea diagonal y se continúa.
Qué no se folia: las hojas en blanco que sirven de protección, los soportes que no son papel (casetes, CD, videos), y las pastas y hojas de guarda.
Qué sí se folia: planos, mapas y dibujos (de forma consecutiva, aunque estén doblados), los anexos (con numeración continua con el documento principal) y las fotografías (por el reverso si están sueltas, o en el sobre de protección si son de archivo).
La hoja de control
Es la hoja que va al inicio del expediente y registra la información de cada tipo documental. El Acuerdo 001 de 2024 (numeral 4.3.1.8) dice que se diligencia para las unidades documentales complejas y que se ubica al inicio de cada unidad de conservación. Para el detalle de qué lleva y cómo se llena, tenemos dos guías: qué es una hoja de control y cómo se hace paso a paso.
Foliado electrónico e índice electrónico
En un expediente electrónico no se escribe un número sobre cada hoja. El Acuerdo 001 de 2024 dice que, para los documentos electrónicos, el equivalente funcional de la foliación es su asociación a un índice electrónico. Y el índice electrónico es la relación ordenada de los documentos que conforman el expediente.
Según la guía del AGN sobre documentos y expedientes electrónicos, el índice reúne los datos que identifican cada documento, el orden en que están, un valor de verificación (hash, una especie de huella digital) y el número de folios, y se firma digitalmente para dar fe de que el expediente está completo y no ha sido alterado. Además, el numeral 4.3.2.3 del Acuerdo 001 de 2024 pide a las entidades implementar mecanismos tecnológicos para llevar ese índice, de modo que permita identificar la totalidad de los documentos electrónicos de archivo que conforman cada expediente.
Foliado, hoja de control e índice: papel frente a digital
Expediente en papel: foliado con lápiz, hoja de control diligenciada a mano.
Expediente electrónico: documentos asociados a un índice electrónico, que cumple la función del foliado.
Expediente híbrido: la parte en papel se folia y se controla con su hoja; la parte electrónica se controla con su índice; y ambas partes se vinculan entre sí para que formen una sola unidad documental.
Preguntas frecuentes sobre foliado, hoja de control e índice electrónico
¿Se puede foliar con bolígrafo?
No. El AGN indica usar lápiz de mina negra y blanda (HB o B), porque el lápiz permite corregir anulando el número y no daña el papel ni los procesos posteriores como la digitalización.
¿Numerar las páginas de un PDF es hacer el foliado electrónico?
No. El foliado electrónico no es una numeración visible sobre las páginas: es la asociación del documento al índice electrónico del expediente, que garantiza su orden y su integridad.
¿Quién firma el índice electrónico?
La guía del AGN indica que el índice debe firmarse digitalmente, para que sirva de prueba de que el expediente está completo y no fue modificado.
Un índice que se actualiza solo
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