Un mapa claro de la gestión documental en Colombia: las leyes que la regulan, el papel del Archivo General de la Nación, qué cambió con el Acuerdo 001 de 2024 y qué deben tener en cuenta entidades y empresas.
La gestión documental en Colombia se rige por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), desarrollada hoy por el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, y se complementa con normas de transparencia, protección de datos, derecho de petición y conservación de documentos comerciales y tributarios. Las entidades públicas tienen obligaciones directas; las empresas privadas, reglas propias de conservación. Este es el panorama.
Puntos clave
- La norma base es la Ley 594 de 2000; el Archivo General de la Nación (AGN) es la entidad rectora de la política archivística.
- El Acuerdo 001 de 2024, vigente desde el 10 de abril de 2024, reunió y derogó varios acuerdos anteriores.
- Otras normas que tocan la gestión documental: Ley 1712 de 2014 (transparencia), Ley 1581 de 2012 (datos personales) y Ley 1755 de 2015 (derecho de petición).
- Las empresas privadas se rigen por normas comerciales y tributarias para conservar documentos.
Las normas que debes conocer
- Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. Define los tres archivos, las TRD y los inventarios. Resumen de la Ley 594.
- Acuerdo 001 de 2024 del AGN: Acuerdo Único de la Función Archivística. Desarrolla la Ley 594 y derogó, entre otros, los acuerdos 042 de 2002, 002 de 2014, 038 de 2002, 049 de 2000 y 003 de 2015.
- Ley 1712 de 2014: transparencia y acceso a la información pública. Exige a los sujetos obligados un Programa de Gestión Documental y un Registro de Activos de Información.
- Ley 1755 de 2015: regula el derecho de petición y sus plazos. Plazos de respuesta.
- Ley 1581 de 2012: protección de datos personales. Habeas data y gestión documental.
- Ley 962 de 2005 (art. 28) y Estatuto Tributario (art. 632): plazos de conservación de libros, papeles y soportes. Cuánto tiempo guardar los documentos.
- Ley 527 de 1999: reconoce los mensajes de datos y fundamenta buena parte del trabajo con documentos electrónicos.
El Archivo General de la Nación
El AGN es la entidad que orienta la política archivística del país, expide acuerdos y verifica su cumplimiento. Para las entidades del Estado, sus lineamientos son la referencia central.
¿Qué cambió con el Acuerdo 001 de 2024?
Reunió y actualizó lineamientos que estaban dispersos en varios acuerdos. Si usas documentos o guías antiguas, revisa que no citen acuerdos que ya fueron derogados.
Entidades públicas y empresas privadas
Las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas deben aplicar la Ley 594 y los instrumentos archivísticos, como las TRD. Lee gestión documental para el sector público. Las empresas privadas siguen sus propias reglas: gestión documental para el sector privado.
Retos de la gestión documental en Colombia
- Pasar del papel a lo digital sin perder valor probatorio. Mira qué dice la norma sobre destruir el papel después de digitalizar.
- Aplicar bien las TRD y las transferencias documentales.
- Responder a tiempo a la ciudadanía.
- Cuidar los datos personales.
- Capacitar a los equipos.
Y en el resto de la región
Cada país latinoamericano tiene su propia regulación. Te contamos algunos ejemplos en gestión documental en Latinoamérica.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión documental en Colombia?
Es el conjunto de actividades para producir, recibir, organizar, conservar y disponer de los documentos, de acuerdo con las normas colombianas. Guía completa.
¿Qué ley regula los archivos en Colombia?
La Ley 594 de 2000, desarrollada por el Acuerdo 001 de 2024 del AGN, entre otras normas.
¿Qué es el AGN?
El Archivo General de la Nación, entidad que orienta la política archivística del país.
¿Aplica la Ley 594 a las empresas privadas?
Directamente, solo a las que cumplen funciones públicas. Las demás se rigen por otras normas.
Este artículo es informativo
Resume normas generales y no reemplaza la asesoría de un abogado o un archivista. Consulta el texto oficial vigente.
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