Cada país de Latinoamérica regula sus archivos a su manera, pero comparten retos: sistemas nacionales de archivos, paso a lo digital y protección de la información. Un panorama con ejemplos de Colombia, México, Perú y Brasil.
En Latinoamérica no existe una sola norma de gestión documental: cada país tiene la suya. Colombia cuenta con la Ley 594 de 2000, México con la Ley General de Archivos de 2018, Perú con la Ley 25323 de 1991 que creó su Sistema Nacional de Archivos y Brasil con la Ley 8.159 de 1991 sobre la política nacional de archivos públicos y privados. Aunque cambian los detalles, comparten ideas comunes: organización de los archivos del Estado, un ente rector y el paso a lo digital.
Puntos clave
- Cada país latinoamericano tiene su propia legislación archivística.
- Varios países cuentan con un sistema nacional de archivos y una entidad rectora.
- Los archivos del Estado son el centro de las normas, y algunas leyes alcanzan también a privados que reciben recursos públicos o cumplen funciones públicas.
- Pasar a documentos digitales y conservarlos a largo plazo es un reto compartido.
- Este panorama es una guía general, no una comparación jurídica.
Colombia
La Ley 594 de 2000 es la Ley General de Archivos, desarrollada por el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación. Establece los tres archivos y la obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental para las entidades del Estado. Panorama completo: gestión documental en Colombia.
México
La Ley General de Archivos se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de 2018 y entró en vigor en 2019. Establece principios y bases generales para organizar, conservar, administrar y preservar los archivos, crea un Sistema Nacional de Archivos y contempla los documentos electrónicos y la preservación de documentos digitales a largo plazo. Sus sujetos obligados incluyen a las autoridades de los tres poderes y a cualquier persona o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos.
Perú
La Ley 25323, de 1991, creó el Sistema Nacional de Archivos, con el Archivo General de la Nación como órgano rector, para integrar normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas y proteger el patrimonio documental de la Nación.
Brasil
La Ley 8.159, del 8 de enero de 1991, dispone sobre la política nacional de archivos públicos y privados.
Lo que tienen en común
- Un ente rector o un sistema nacional que orienta la función archivística.
- Reglas para organizar, conservar y dar acceso a los archivos del Estado.
- Atención creciente a los documentos electrónicos y su preservación.
- Retos de capacitación, tecnología y recursos.
Tendencias en la región
- Digitalización de trámites y archivos.
- Expedientes electrónicos y conservación a largo plazo.
- Más atención a la protección de datos personales.
- Uso de software en la nube para gestionar documentos con trazabilidad.
Si tu organización opera en varios países
Revisa la normativa de cada país: plazos de conservación, requisitos para documentos electrónicos y reglas de protección de datos pueden ser distintos. Cuenta con asesoría local y con un software de gestión documental que te permita adaptar la clasificación y los plazos.
Preguntas frecuentes
¿Existe una norma única de gestión documental para toda Latinoamérica?
No. Cada país tiene su propia legislación archivística.
¿Qué ley regula los archivos en México?
La Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de 2018.
¿Qué creó la Ley 25323 en Perú?
El Sistema Nacional de Archivos, cuyo órgano rector es el Archivo General de la Nación.
¿Qué ley rige los archivos en Colombia?
La Ley 594 de 2000, desarrollada por el Acuerdo 001 de 2024 del AGN.
Este artículo es informativo
Ofrece ejemplos generales y no reemplaza la asesoría legal de cada país. Consulta siempre el texto oficial vigente.
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