Una empresa privada no está obligada por la Ley 594 como una entidad pública, pero sí tiene reglas para conservar sus libros, soportes tributarios y documentos laborales, y para cuidar datos personales. Te contamos qué guardar y cómo ordenarlo.
Las empresas privadas en Colombia deben gestionar sus documentos con orden aunque la Ley 594 de 2000 obligue de forma directa solo a las entidades públicas y a las privadas que cumplen funciones públicas. Sus reglas vienen de otras normas: los libros y papeles de comercio se conservan 10 años, los soportes tributarios mínimo 5, ciertos documentos de seguridad y salud en el trabajo 20, y los datos personales deben tratarse según la Ley 1581 de 2012. Una buena gestión documental ayuda a cumplir todo esto sin complicarse.
Puntos clave
- Una empresa privada sin funciones públicas no está obligada a tener Tablas de Retención Documental, pero puede adoptarlas como buena práctica.
- Los plazos de conservación dependen del tipo de documento: contable, tributario, laboral o de SST.
- Se puede conservar en papel o en medios técnicos que garanticen la reproducción exacta, según la norma comercial.
- Los datos personales de clientes, empleados y proveedores deben cuidarse conforme a la Ley 1581 de 2012.
- Un software de gestión documental ordena todo en un solo lugar, con control de acceso y trazabilidad.
¿Qué documentos maneja una empresa privada?
- Contables y tributarios: libros, facturas, comprobantes, declaraciones.
- Laborales: contratos, nóminas, afiliaciones, documentos del SG-SST.
- Comerciales: cotizaciones, contratos con clientes y proveedores, correspondencia.
- Jurídicos y societarios: actas, certificados, poderes.
- Operativos: manuales, procedimientos, reportes.
Plazos de conservación: lo esencial
La regla general para los comerciantes es de 10 años para los libros y papeles de comercio, contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante (Ley 962 de 2005, art. 28). Los soportes tributarios se conservan como mínimo 5 años (Estatuto Tributario, art. 632), y ciertos documentos del SG-SST, 20 años desde que termina la relación laboral (Decreto 1072 de 2015). Los detalles están en nuestra guía de cuánto tiempo se deben guardar los documentos de una empresa en Colombia.
Datos personales: un deber de todas las empresas
Si tu empresa maneja datos de clientes, empleados o proveedores, debe cumplir la Ley 1581 de 2012. Entre sus principios están la finalidad, la seguridad y la confidencialidad, y los titulares tienen derechos como conocer, actualizar y rectificar sus datos, o pedir su supresión en los casos que prevé la ley. Para entender cómo se conecta con tus documentos, lee ciberseguridad y habeas data en gestión documental.
Buenas prácticas para ordenar los documentos de una empresa
- Define un responsable de la gestión documental.
- Organiza por áreas y tipos de documento. Aquí tienes un paso a paso.
- Controla quién accede a cada documento.
- Digitaliza lo que más consultas y respáldalo.
- No destruyas sin revisar plazos y dejar constancia. Mira qué dice la norma sobre destruir el papel después de digitalizar.
- Capacita a tu equipo.
Cómo cambia según el tamaño de la empresa
Una empresa pequeña necesita cosas simples y baratas; una mediana, orden por áreas y permisos; una grande, gobierno, integraciones y control. Lee las guías para pequeñas empresas, medianas empresas y grandes empresas.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la gestión documental en una empresa privada?
La Ley 594 aplica directamente a entidades públicas y a privadas con funciones públicas. Pero las empresas privadas sí tienen obligaciones de conservar ciertos documentos y de cuidar datos personales.
¿Cuánto tiempo debe guardar una empresa sus documentos contables?
Los libros y papeles de comercio, 10 años desde el último asiento, documento o comprobante.
¿Una empresa privada debe tener TRD?
No es obligatorio si no cumple funciones públicas, pero es una buena práctica.
¿Puedo guardar los documentos solo en digital?
La norma comercial permite conservar en medios técnicos que garanticen la reproducción exacta. Confirma con tu contador o abogado según el tipo de documento.
Este artículo es informativo
Resume normas generales y no reemplaza la asesoría de un contador o abogado.
Ordena tu empresa desde el archivo
En Archivos y Sistemas AYS ayudamos a las empresas a organizar su información con DMSIGED, nuestro software de gestión documental en la nube.