Las entidades públicas en Colombia tienen reglas claras para manejar sus documentos: Ley 594, tablas de retención, programa de gestión documental y plazos de respuesta. Te explicamos qué exige cada una y cómo cumplir sin perderte.
La gestión documental en el sector público colombiano está regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), desarrollada hoy por el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, y se complementa con la Ley 1712 de 2014 de transparencia y la Ley 1755 de 2015 sobre derecho de petición. En la práctica, una entidad pública debe organizar sus archivos, aplicar Tablas de Retención Documental, adoptar un Programa de Gestión Documental y responder a tiempo las solicitudes de la ciudadanía.
Puntos clave
- La Ley 594 de 2000 aplica a la administración pública y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
- Las Tablas de Retención Documental (TRD) son obligatorias para las entidades del Estado.
- La Ley 1712 de 2014 exige a los sujetos obligados adoptar un Programa de Gestión Documental y mantener un Registro de Activos de Información.
- Los derechos de petición se responden en 15, 10 o 30 días, según el tipo de solicitud.
- El incumplimiento puede traer sanciones, y por eso conviene tener claro el mapa de obligaciones.
La base: Ley 594 de 2000 y Acuerdo 001 de 2024
La Ley General de Archivos establece los tres archivos (gestión, central e histórico), la obligatoriedad de las TRD para las entidades del Estado y los inventarios documentales. Prevé también sanciones: para servidores públicos, las conductas contra el patrimonio documental pueden ser falta gravísima, y el incumplimiento de las órdenes del Archivo General de la Nación puede acarrear multas. Si quieres el detalle, lee nuestro resumen de la Ley 594 de 2000.
El Acuerdo 001 de 2024 del AGN, conocido como Acuerdo Único de la Función Archivística, está vigente desde el 10 de abril de 2024 y reunió y derogó varios acuerdos anteriores. Antes de citar un acuerdo del AGN, verifica que siga vigente.
Transparencia: Ley 1712 de 2014
La Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública obliga a los sujetos obligados (entre ellos, toda entidad pública) a varias cosas que dependen de una buena gestión documental:
- Adoptar un Programa de Gestión Documental, integrado con las funciones administrativas y siguiendo los lineamientos del AGN.
- Crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información, coherente con las TRD y los inventarios documentales.
- Mantener un índice actualizado de la información clasificada y reservada.
Peticiones y PQRSD: Ley 1755 de 2015
Las entidades deben responder las peticiones dentro de plazos definidos: 15 días como regla general, 10 días si se piden documentos o información y 30 días para las consultas. Los explicamos en nuestro artículo sobre los plazos para responder un derecho de petición o una PQRSD.
Instrumentos que toda entidad pública debe conocer
- Tablas de Retención Documental (TRD): indican cuánto se conserva cada serie y qué se hace al final. Guía de TRD.
- Inventarios documentales, como el FUID. Qué es el FUID.
- Programa de Gestión Documental (PGD): el plan que orienta cómo se maneja la documentación.
- Registro de Activos de Información e índice de información clasificada y reservada.
- Ventanilla única de correspondencia para recibir, radicar y hacer seguimiento a las comunicaciones.
Errores frecuentes en las entidades públicas
- Tener las TRD en un documento que nadie consulta.
- No transferir documentos del archivo de gestión al central. Conoce las diferencias entre los archivos.
- Recibir solicitudes sin radicar ni asignar un responsable.
- Digitalizar sin organizar ni dejar trazabilidad.
Más errores, en nuestra guía de errores comunes en la gestión documental.
Checklist para una entidad pública
- ¿Tienes TRD aprobadas y aplicadas?
- ¿Cuentas con un Programa de Gestión Documental?
- ¿Mantienes tus inventarios al día?
- ¿Tienes Registro de Activos de Información e índice de información clasificada y reservada?
- ¿Radicas y haces seguimiento a cada petición?
- ¿Transfieres los documentos entre archivos en los tiempos definidos?
- ¿Capacitas a tu equipo en gestión documental?
Cómo ayuda un software de gestión documental
Cumplir con todo lo anterior a mano es posible, pero costoso. Un software de gestión documental en la nube, como DMSIGED, ayuda a ordenar los documentos, dar seguimiento a las solicitudes y dejar trazabilidad de lo que pasa con cada uno. Si quieres ver cómo se ve esto en una entidad pública, lee nuestro artículo sobre gestión documental para personerías.
Preguntas frecuentes
¿Qué norma regula la gestión documental en las entidades públicas de Colombia?
La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, junto con otras normas como la Ley 1712 de 2014 y la Ley 1755 de 2015.
¿Son obligatorias las Tablas de Retención Documental en el sector público?
Sí, para las entidades del Estado (Ley 594 de 2000, art. 24).
¿Qué es el Programa de Gestión Documental?
Es el plan que orienta cómo una entidad gestiona sus documentos. La Ley 1712 de 2014 exige a los sujetos obligados adoptarlo.
¿Qué pasa si una entidad incumple las normas de archivo?
Puede haber consecuencias: para servidores públicos, las conductas contra el patrimonio documental pueden ser falta gravísima, y el incumplimiento de las órdenes del AGN puede traer multas.
Este artículo es informativo
Resume normas generales y no reemplaza la asesoría de un abogado o un archivista. Consulta siempre el texto oficial vigente.
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