¿Tu entidad todavía no tiene TRD, o no sabes por dónde empezar a elaborarla? Aquí tienes la ruta oficial completa: qué información reunir primero, cómo valorar cada serie y ante quién se aprueba al final.
Elaborar una Tabla de Retención Documental (TRD) sigue una metodología de 5 pasos: compilar información institucional, identificar series y subseries documentales, valorar cada serie, registrar todo en el formato oficial con su memoria descriptiva, y obtener la aprobación del Comité de Archivo antes de implementarla. Ningún paso se puede saltar sin comprometer la validez de la TRD resultante.
Puntos clave
- La elaboración de una TRD sigue 5 pasos secuenciales, no se puede empezar por el formato sin antes analizar la información institucional.
- La valoración documental (paso 3) es el que define, en años, cuánto tiempo vive cada documento en gestión y en archivo central.
- Ninguna TRD queda vigente sin la aprobación del Comité de Archivo interno de la entidad.
- Una TRD mal elaborada en el paso de análisis arrastra el error a todos los pasos siguientes.
Los 5 pasos para elaborar una Tabla de Retención Documental
- Compilación de información institucional. Se recopilan los actos administrativos, el organigrama, el manual de funciones y cualquier norma que regule las funciones de la entidad, para saber qué produce cada área y con base en qué.
- Análisis e identificación de series y subseries documentales. Con la información anterior, se determina qué series y subseries documentales produce cada dependencia según sus funciones — por ejemplo, la serie "Contratos" con su subserie "Contratos de prestación de servicios".
- Valoración documental. Se hace una valoración primaria (cuánto tiempo debe conservarse el documento en archivo de gestión y en archivo central, según normas legales y necesidades administrativas) y una valoración secundaria (si el documento tiene valor histórico, cultural o científico que justifique conservarlo para siempre, o si puede eliminarse o seleccionarse una muestra).
- Elaboración del formato de TRD y su memoria descriptiva. Toda la información se registra en el formato establecido por el Archivo General de la Nación, acompañado de una memoria descriptiva que explica la metodología usada, la estructura orgánica y los criterios de valoración aplicados.
- Aprobación, publicación e implementación. La TRD pasa por el Comité de Archivo interno de la entidad y, según el caso, por la instancia de validación que corresponda, antes de publicarse y aplicarse en cada área — con capacitación al personal y seguimiento periódico para que realmente se use.
Ejemplo práctico de una matriz TRD
- Código: 200-06
- Serie documental: Contratos
- Subserie documental: Contratos de prestación de servicios
- Tipos documentales: minuta del contrato, propuesta, pólizas, actas de inicio y de liquidación
- Retención en archivo de gestión: 2 años
- Retención en archivo central: 8 años
- Disposición final: Selección (se conserva una muestra representativa y el resto se elimina según el procedimiento definido)
¿Qué pasa si la valoración documental se hace mal?
Es el error más costoso de los 5 pasos: si los tiempos de retención quedan mal calculados o la disposición final se define sin criterio, la entidad puede terminar eliminando documentos que debía conservar, o gastando espacio y recursos conservando indefinidamente lo que ya podía eliminarse. Por eso este paso normalmente requiere el criterio de un archivista, no solo de quien diligencia el formato.
Preguntas frecuentes sobre la elaboración de una TRD
¿Cuánto tiempo toma elaborar una TRD completa?
Depende del tamaño de la entidad y de cuántas áreas y series documentales tenga, pero un proceso serio de compilación, análisis y valoración suele tomar varias semanas, no días — apurar la valoración documental es lo que más errores genera después.
¿Se puede reutilizar la TRD de otra entidad parecida como plantilla?
Sirve como referencia de estructura, pero no como copia directa: cada entidad tiene funciones, normativa y series documentales propias, así que la valoración debe hacerse sobre su realidad específica, no sobre la de otra entidad.
¿Qué pasa si mi entidad ya tiene archivo acumulado sin TRD previa?
En ese caso, antes de aplicar una TRD hacia adelante conviene intervenir ese archivo acumulado con una Tabla de Valoración Documental (TVD), que resuelve qué hacer con lo que ya existe antes de empezar a clasificar lo nuevo.
De una metodología en papel a una TRD que se aplica sola
Elaborar la TRD siguiendo estos 5 pasos resuelve el requisito técnico y legal — el reto diario es que se aplique en cada documento nuevo sin depender de que alguien la consulte manualmente cada vez. Con DMSIGED, la TRD se carga una sola vez y desde ahí cada documento nuevo queda clasificado con su tiempo de retención y su disposición final aplicados automáticamente.
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