La Ley 594 de 2000 es la base de la gestión documental en Colombia. Te explicamos en lenguaje claro qué dice, a quién aplica, qué obligaciones trae y qué pasa si no se cumple.
La Ley 594 de 2000, conocida como Ley General de Archivos, es la norma que organiza la función archivística en Colombia: define qué es un archivo, cómo se gestionan los documentos y qué deben hacer las entidades para conservarlos. Se expidió el 14 de julio de 2000 y aplica a la administración pública y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas. Sus principios también sirven de guía a cualquier empresa que quiera tener su documentación en orden.
Puntos clave
- La Ley 594 de 2000 es la Ley General de Archivos de Colombia.
- Aplica a la administración pública y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
- Establece los tres tipos de archivo (de gestión, central e histórico) y la obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental en las entidades del Estado.
- Reconoce la validez de los documentos reproducidos si se garantiza su autenticidad, integridad e inalterabilidad.
- Prevé sanciones por incumplir las obligaciones frente al patrimonio documental.
¿Qué es la Ley 594 de 2000?
Es la ley que fija las reglas generales para la organización, conservación y consulta de los archivos en el país. Su idea de fondo es simple: los documentos son parte de la memoria y de los derechos de las personas, y por eso deben gestionarse con criterios técnicos, de principio a fin.
La Ley también define conceptos clave como archivo, Tabla de Retención Documental y archivo total, que son el lenguaje común de cualquier profesional de la gestión documental.
¿A quién aplica?
Según el artículo 2, aplica a la administración pública en sus diferentes niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas. Si tu organización es una entidad del Estado, o una persona privada que presta un servicio público o ejerce una función pública, la Ley te obliga directamente.
Si tu empresa es privada y no cumple funciones públicas, la Ley no te impone las mismas obligaciones. Aun así, tus reglas de conservación vienen de otras normas (como la Ley 962 de 2005 y el Estatuto Tributario) y los principios de la Ley 594 son una excelente guía para ordenar tu archivo. Si quieres ver esos plazos, revisa nuestra guía de cuánto tiempo se deben guardar los documentos en Colombia.
Lo más importante que dice la Ley
Los tres archivos (artículo 23)
La Ley distingue tres momentos de un documento: el archivo de gestión, donde está la documentación de uso y consulta constantes; el archivo central, que agrupa los documentos transferidos desde la gestión y que se consultan con menos frecuencia pero siguen vigentes; y el archivo histórico, al que pasan los documentos de conservación permanente. Los explicamos con detalle en nuestra guía sobre las diferencias entre archivo de gestión, central e histórico.
Tablas de Retención Documental (artículo 24)
Es obligatorio, para las entidades del Estado, elaborar y adoptar Tablas de Retención Documental (TRD): el instrumento que indica cuánto tiempo se guarda cada tipo de documento y qué se hace con él al final. Conoce cómo funcionan en nuestro artículo sobre las TRD.
Inventarios (artículo 26)
La Ley exige que las entidades mantengan inventarios de sus documentos, para saber qué tienen y dónde está. Es la base de cualquier proceso de organización y de transferencia.
Reproducción de documentos (artículo 19)
Los documentos reproducidos por cualquier medio, incluido el digital, tienen la misma validez y eficacia del original si se cumplen los requisitos de las leyes procesales y se garantizan su autenticidad, integridad e inalterabilidad. Y si el original tiene valor histórico, no puede destruirse aunque se haya reproducido. Es la razón por la que digitalizar no siempre significa poder eliminar el papel.
¿Qué pasa si no se cumple?
El artículo 35 prevé consecuencias para quienes incumplan: para los servidores públicos, las conductas contra el patrimonio documental pueden constituir falta gravísima, y el incumplimiento de las órdenes del Archivo General de la Nación puede acarrear multas de hasta 20 salarios mínimos mensuales.
¿Sigue vigente la Ley 594 de 2000?
Sí. Lo que ha cambiado con el tiempo son las reglas que la desarrollan. En particular, el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, el Acuerdo Único de la Función Archivística, está vigente desde el 10 de abril de 2024 y reunió y derogó varios acuerdos anteriores. Si trabajas con normas del AGN, revisa siempre que no estés citando un acuerdo que ya fue reemplazado.
Lo que la Ley 594 significa para tu archivo hoy
- Organiza tus archivos por etapas: gestión, central e histórico.
- Define y aplica tiempos de conservación (si eres entidad pública, mediante TRD).
- Lleva inventarios actualizados.
- Si digitalizas, garantiza autenticidad, integridad e inalterabilidad.
- No destruyas documentos sin cumplir los plazos y sin dejar constancia.
- Cuenta con personal formado en gestión documental. Aquí te contamos qué hace un archivista.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la Ley 594 de 2000?
Es la Ley General de Archivos de Colombia. Establece las reglas para organizar, conservar y consultar los archivos de la administración pública y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
¿Cuándo se expidió la Ley 594 de 2000?
El 14 de julio de 2000.
¿La Ley 594 de 2000 aplica a las empresas privadas?
Directamente, solo a las entidades privadas que cumplen funciones públicas. Para el resto de las empresas, es una guía de buenas prácticas, y sus obligaciones de conservación vienen de otras normas, como la Ley 962 de 2005 y el Estatuto Tributario.
¿Qué son los tres archivos de la Ley 594?
Los archivos de gestión, central e histórico, que corresponden a las etapas de la vida de un documento (artículo 23).
¿Qué sanciones prevé la Ley 594 de 2000?
Para servidores públicos, las conductas contra el patrimonio documental pueden ser falta gravísima, y el incumplimiento de las órdenes del Archivo General de la Nación puede acarrear multas de hasta 20 salarios mínimos mensuales (artículo 35).
Este artículo es informativo
Este resumen explica la Ley en términos generales y no reemplaza la asesoría de un abogado o un archivista. Para decisiones concretas, consulta siempre el texto oficial vigente.
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