Dmsiged centraliza, digitaliza y asegura tus documentos en la nube. Te explicamos cómo funciona y qué beneficios trae a tu organización.
En el panorama corporativo actual, la agilidad en el acceso a la información y el cumplimiento normativo definen el éxito y la competitividad de las organizaciones. A medida que las empresas crecen, el volumen de correspondencia, facturas, contratos e historias laborales se vuelve inmanejable sin la herramienta adecuada. Aquí es donde entra en juegoDmsiged, el software líder de gestión documental concebido para resolver de raíz el desorden de información.
Desarrollado porArchivos y Sistemas SAS, Dmsiged es mucho más que un repositorio de archivos en la nube: es una plataforma integral que automatiza el ciclo vital de los documentos corporativos, desde su producción o radicación hasta su disposición final.
¿Qué es Dmsiged?
Dmsiged es una solución de software empresarial diseñada bajo las directrices y estándares delArchivo General de la Nación (AGN)en Colombia y las mejores prácticas internacionales de archivo. Permite a entidades públicas y empresas del sector privado administrar sus documentos electrónicos y físicos de manera centralizada, segura y de fácil consulta.
Características Clave de Dmsiged
Dmsiged destaca en el mercado gracias a su modularidad y capacidad de adaptación a las necesidades de cada negocio. Sus principales fortalezas incluyen:
- Ventanilla Única y Radicación: Automatiza el ingreso y salida de correspondencia oficial (física y digital), asignando un consecutivo único y enrutando los documentos automáticamente a las áreas encargadas (PQRSD).
- Búsqueda Indexada Inteligente: Encuentra cualquier contrato o reporte en milisegundos buscando por palabras clave, fechas, números de identificación o a través del contenido de los archivos medianteOCR.
- Seguridad y Control de Acceso: Define políticas estrictas de privacidad. Solo los usuarios autorizados según su rol pueden ver, descargar o firmar documentos confidenciales, dejando una trazabilidad de auditoría completa.
- Flujos de Trabajo (Workflows): Configura flujos automáticos para aprobaciones, firmas digitales y traslados de documentos, eliminando el uso de mensajería física interna y cuellos de botella.
¿Por qué tu empresa necesita implementar Dmsiged?
Las organizaciones que implementan Dmsiged experimentan mejoras operativas medibles desde el primer mes:
- Reducción de Costos: Disminuye drásticamente el gasto en papel, impresión, fotocopias y almacenamiento físico externo.
- Cero Pérdida de Documentos: Al estar centralizados en un entorno cloud de alta disponibilidad con copias de seguridad automáticas, los archivos están a salvo de pérdidas o desastres físicos.
- Cumplimiento de la Ley General de Archivos: Evita costosas sanciones de los entes reguladores asegurando que tu archivo cumple al 100% con la Ley 594 de 2000 y demás decretos colombianos.
- Productividad Incrementada: Los colaboradores ahorran hasta un 80% del tiempo que antes dedicaban a buscar archivadores físicos o rastrear adjuntos en correos electrónicos.
El Respaldo de Archivos y Sistemas SAS
El éxito de una herramienta de software no solo depende de su código, sino de la experiencia de su implementación. EnArchivos y Sistemas SASacompañamos a nuestros clientes en la migración digital, realizando la consultoría archivística inicial, la parametrización de las tablas de retención y la capacitación de los equipos de trabajo para asegurar una adopción del 100% de la plataforma.
Si tu empresa está lista para dar el paso hacia la oficina sin papel, la automatización de procesos y la máxima seguridad de la información,Dmsigedes el aliado tecnológico que estabas buscando.