Descubre los factores que influyen en la inversión de un SGD y por qué su valor va más allá del precio del software.
Una de las preguntas más frecuentes al considerar latransformación digitales el costo de implementación de un SGD. Sin embargo, más que un precio fijo, la inversión en un Sistema de Gestión Documental (DMS) depende de diversos factores estratégicos que varían según las necesidades de cada compañía.
Entender qué influye en el costo te permitirá evaluar no solo el gasto inicial, sino el Retorno de Inversión (ROI) que laautomatizacióngenerará para tu organización.
Factores que influyen en la inversión
Cada proyecto de gestión documental es único. Estos son los elementos que determinan el nivel de inversión requerido:
- Volumen de Información:La cantidad de documentos históricos a digitalizar y el tráfico mensual de nuevos archivos influyen en la capacidad de procesamiento necesaria.
- Número de Usuarios:La cantidad de personas que accederán al sistema de forma simultánea y sus niveles de permisos.
- Nivel de Automatización:Integrar flujos de trabajo complejos o integraciones con otros sistemas (como un ERP) aumenta el valor pero también los ahorros operativos.
- Modelo de Despliegue:Si el sistema estará en la nube (SaaS) o en servidores propios (On-premise) impacta en los costos de infraestructura y mantenimiento.
¿Qué incluye un sistema profesional?
Un SGD serio como Dmsiged no solo te entrega una licencia. Incluye consultoría experta en procesos, capacitación del personal, soporte técnico continuo y actualizaciones constantes para cumplir con las nuevas normativas de seguridad y Habeas Data.
El costo de no digitalizarse
Al final del día, el costo más alto para una empresa es el de la ineficiencia, la pérdida de información y las posibles sanciones legales por mala gestión. Un SGD se paga solo mediante el ahorro de tiempo y recursos en menos de un año de operación.