¿Qué es el control de correspondencia?

El control de correspondencia es el proceso que registra, distribuye y hace seguimiento a toda la correspondencia (física y digital) que entra o sale de una entidad, para que ningún documento se pierda entre que llega a recepción y llega a la persona o área responsable de atenderlo. En Colombia, este proceso está reglamentado por el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.

¿Qué hace exactamente una unidad de correspondencia?

Según la norma, una unidad de correspondencia debe centralizar la recepción, el registro y la distribución de las comunicaciones oficiales, contar con personal capacitado para esa función, implementar controles de seguimiento, vigilar el manejo del correo electrónico, el fax y las comunicaciones internas, conservar los documentos según lo que indiquen las tablas de retención, y publicar en un lugar visible sus horarios de atención.

¿Qué relación tiene con la radicación de documentos?

La radicación es la acción concreta dentro del control de correspondencia: cada documento que entra o sale recibe un número consecutivo y una fecha oficial de registro. Ese número es el que después permite hacerle seguimiento al documento y es también el punto de partida para contar los plazos legales de respuesta — por ejemplo, los términos de una PQRSD empiezan a contarse desde el día siguiente a la radicación.

¿Por qué es tan importante llevar un buen control de correspondencia?

Sin un control adecuado, un documento puede quedar "atascado" entre que llega a la entidad y llega a quien debe resolverlo, sin que nadie se dé cuenta a tiempo. Esto es justo lo que hace que se venzan términos legales de respuesta, que se pierdan solicitudes o que una auditoría no pueda reconstruir qué pasó con un documento específico.

¿Se puede llevar un buen control de correspondencia solo con papel y un cuaderno de radicación?

En entidades pequeñas y con poco volumen puede funcionar por un tiempo, pero es frágil: depende de que cada persona registre a mano cada movimiento, y basta con un cambio de turno o un documento que se traspapele para que se rompa el control. A medida que crece el volumen, se vuelve prácticamente imposible sostenerlo sin un sistema que automatice el registro y el seguimiento.

De la ventanilla al escritorio correcto, sin perder el rastro

El control de correspondencia funciona bien cuando cada documento queda registrado, asignado y con seguimiento visible desde el primer momento — no cuando se intenta reconstruir después qué pasó. Con DMSIGED, cada comunicación que entra por ventanilla única queda radicada automáticamente, asignada al área correspondiente y visible en tiempo real hasta que se resuelve.

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