Te lo piden cuando transfieres un archivo, cuando alguien entrega su cargo y cuando llega una auditoría. Entérate qué es el FUID, qué norma lo exige y en qué momentos toca hacerlo.
El FUID (Formato Único de Inventario Documental) es el formato oficial con el que una entidad registra, unidad por unidad, qué documentos tiene, dónde están y en qué estado, para controlarlos en todas sus fases. Se apoya en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.
Puntos clave
Cada fila del FUID describe una unidad documental (una carpeta, un tomo o una caja), con sus fechas, su número de folios y su ubicación.
Se usa en las transferencias entre archivos, en las entregas de cargo y cuando una entidad se fusiona, se reorganiza o se liquida.
El artículo 26 de la Ley 594 de 2000 pide inventarios de los documentos que producen las entidades, y el artículo 15 exige que quien se retira de un cargo entregue sus archivos debidamente inventariados.
El FUID no reemplaza a la TRD: la TRD define cuánto tiempo se guarda cada documento; el FUID dice qué hay y dónde está.
¿Para qué sirve el FUID?
Transferencias documentales: acompaña la documentación cuando pasa del archivo de gestión al central, o del central al histórico.
Entrega de cargo: deja constancia de qué archivos recibe quien llega y qué entrega quien se va.
Reorganización de la entidad: es el soporte cuando una entidad se fusiona, se suprime o se liquida.
Control y consulta: permite saber qué documentos existen, en qué caja están y qué tan seguido se consultan, para ubicarlos rápido.
¿Qué norma exige el FUID?
La base está en la Ley 594 de 2000. Su artículo 26 establece que las entidades deben elaborar inventarios de los documentos que produzcan en el ejercicio de sus funciones, y su artículo 15 dispone que los servidores públicos, al desvincularse del cargo, entreguen los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados (el Acuerdo 038 de 2002 del AGN desarrolla esa entrega). El formato en sí se adopta con el Acuerdo 042 de 2002, que fija los criterios para organizar los archivos de gestión.
¿Qué información contiene un FUID?
Un encabezado con la entidad remitente, la productora y la unidad administrativa, y un cuerpo con una fila por unidad: número de orden, código, nombre de la serie o subserie, fechas extremas, unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta y notas. Si quieres ver cómo se llena cada una, lo explicamos paso a paso en nuestra guía de cómo elaborar el FUID.
FUID, TRD y hoja de control: ¿en qué se diferencian?
TRD (Tabla de Retención Documental): define cuánto tiempo se conserva cada serie y qué se hace al final.
FUID: lista qué unidades documentales hay, dónde están y cuántos folios tienen.
Hoja de control: vive dentro de cada expediente y registra los documentos que lo componen, uno por uno.
Preguntas frecuentes sobre el FUID
¿El FUID es obligatorio para las empresas privadas?
La Ley 594 de 2000 obliga a las entidades públicas y a las privadas que cumplen funciones públicas. Para el resto no es una exigencia legal, pero es la práctica de inventario más reconocida y facilita auditorías, traslados y entregas de archivo.
¿Es lo mismo FUID que inventario documental?
El inventario documental es el concepto (la lista de lo que hay); el FUID es el formato estandarizado con el que se hace ese inventario en Colombia.
¿Quién debe elaborar el FUID?
Normalmente lo prepara el responsable del archivo o de la dependencia que produce los documentos, y lo firman también quien entrega y quien recibe cuando hay una transferencia.
Un inventario que no dependa de una caja ni de una memoria
Un FUID bien hecho sirve el día de la transferencia, pero se queda desactualizado en cuanto el archivo se mueve. Con DMSIGED, cada documento queda clasificado, ubicado y con su trazabilidad registrada desde que entra, para que saber qué hay y dónde está deje de ser una tarea de inventario periódico.
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