Un software en la nube es el que usas por internet sin instalarlo en tu computador. Te explicamos cómo funciona, en qué se diferencia de uno instalado, qué ventajas tiene y qué preguntar sobre seguridad antes de contratarlo.
Un software en la nube es un programa que usas a través de internet, sin instalarlo en tu computador ni mantener servidores propios. El proveedor lo ejecuta, lo actualiza y lo protege en su infraestructura, y tú accedes desde el navegador o desde una aplicación, normalmente pagando por suscripción. Ejemplos cotidianos son el correo electrónico web, el almacenamiento en línea y los programas de gestión empresarial por suscripción.
[H3] Puntos clave
- El software en la nube se usa por internet; el proveedor se encarga de la infraestructura.
- Se conoce también como SaaS (software como servicio).
- Ventajas: acceso desde cualquier lugar, actualizaciones automáticas, menos mantenimiento y costos más predecibles.
- Riesgos a revisar: seguridad, ubicación de los datos, disponibilidad y dependencia del proveedor.
- Para gestión documental, la nube facilita compartir y consultar documentos con control de acceso.
¿Cómo funciona un software en la nube?
La computación en la nube es la entrega de recursos de tecnología por internet, bajo demanda y con pago por uso. En el modelo de software como servicio (SaaS), el proveedor entrega un producto completo que él mismo ejecuta y administra. Tú solo lo usas: no instalas servidores, no haces actualizaciones y no te ocupas del hardware.
Nube frente a software instalado
- Instalación: la nube no requiere instalar nada; el instalado se pone en tus equipos o servidores.
- Mantenimiento: en la nube lo hace el proveedor; en el instalado, tu equipo de TI.
- Acceso: en la nube, desde cualquier dispositivo con internet; en el instalado, normalmente desde la red de la organización.
- Costos: la nube suele ser por suscripción; el instalado, por licencia más infraestructura.
- Actualizaciones: en la nube llegan automáticamente.
Ventajas del software en la nube
- Trabajas desde cualquier lugar.
- Menos inversión inicial.
- Actualizaciones sin parar tu operación.
- Copias de seguridad gestionadas por el proveedor (pregunta cómo y cada cuánto).
- Facilidad para crecer.
Qué revisar antes de contratar
- Seguridad: cifrado, control de acceso y registro de actividad.
- Datos personales: cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, que exige cuidar principios como la seguridad y la confidencialidad. Lee ciberseguridad y habeas data en gestión documental.
- Copias de seguridad y recuperación.
- Disponibilidad y soporte.
- Qué pasa con tus datos si terminas el contrato.
La nube y la gestión documental
Un software de gestión documental en la nube, como DMSIGED, permite que varias personas consulten y trabajen los mismos documentos, con permisos y trazabilidad, sin depender de carpetas compartidas ni de memorias USB. Si estás evaluando uno, usa nuestra lista de 12 preguntas para elegir un software de gestión documental.
[H2] Mitos frecuentes
"En la nube no es seguro": depende de cómo esté configurado y de quién lo opere; se puede evaluar con preguntas concretas.
"Si se cae internet, pierdo todo": no necesariamente; pregunta por las copias de seguridad.
"Es solo para empresas grandes": hay opciones para todos los tamaños.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software en la nube?
Es un programa que se usa por internet y que el proveedor ejecuta y mantiene en su infraestructura.
¿Qué es SaaS?
Software como servicio: un producto completo que el proveedor ejecuta y administra.
¿Es seguro guardar documentos en la nube?
Puede serlo si el proveedor aplica medidas de seguridad adecuadas. Pregunta por cifrado, control de acceso, copias de seguridad y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
¿Qué diferencia hay entre software en la nube e instalado?
El de la nube no se instala ni se mantiene en tus equipos; el instalado sí.
¿Necesito internet para usarlo?
Normalmente sí, porque se accede por internet.
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