Es la hoja que va al inicio del expediente y la que más se olvida. Mira para qué sirve, qué norma la exige y por qué te salva cuando alguien pregunta si falta un documento.
La hoja de control es el instrumento que va al inicio de un expediente y registra cada documento que lo compone (tipo documental, fecha y folios) para evitar que se ingresen o se retiren documentos sin dejar evidencia. La exige el artículo 12 del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación.
Puntos clave
El Acuerdo 002 de 2014 obliga a elaborar la hoja de control por cada expediente, con la información básica de cada tipo documental.
Cuando el expediente pasa a transferencia primaria, debe ir acompañado de su hoja de control al inicio.
Aplica a expedientes físicos, electrónicos e híbridos; en los electrónicos, el artículo 19 pide un índice electrónico que identifique todos los documentos y su orden.
La hoja de control no se folia, aunque haga parte del expediente.
¿Para qué sirve una hoja de control?
Sirve para mantener la integridad del expediente: si cada documento está registrado con su tipo, su fecha y sus folios, es mucho más fácil detectar si falta algo, si se agregó algo que no corresponde o si un documento cambió de lugar. También facilita las transferencias, porque quien recibe el expediente puede verificar contra la hoja que llegó completo.
¿Qué norma exige la hoja de control?
El Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación, en su artículo 12, dice que quien administra el expediente en la etapa activa está obligado a elaborar la hoja de control, en la que se consigna la información básica de cada tipo documental, y que antes de cerrar el expediente debe completarse la foliación. Es especialmente exigida en historias laborales, expedientes contractuales y pensionales, pero aplica a los expedientes que produce la entidad en general.
¿Qué información lleva una hoja de control?
Normalmente incluye una identificación del expediente, y por cada documento, su tipo documental, su fecha y los folios que ocupa; además, la fecha en que se elaboró la hoja y la firma del responsable de administrar el expediente. Cada entidad adopta su formato, siempre que conserve esa información básica.
Hoja de control y FUID: ¿en qué se diferencian?
Hoja de control: vive dentro de cada expediente y lista los documentos que lo componen, uno por uno.
FUID: es el inventario de las unidades documentales de la entidad (carpetas, tomos, cajas) y se usa en transferencias, entregas de cargo y control del archivo.
Preguntas frecuentes sobre la hoja de control
¿Se folia la hoja de control?
No. Según el concepto técnico del Archivo General de la Nación, la hoja de control hace parte del expediente pero no se folia.
¿Quién debe elaborar la hoja de control?
La persona o dependencia responsable de administrar el expediente durante su etapa activa.
¿Aplica también a expedientes electrónicos?
Sí. En los expedientes electrónicos, el Acuerdo 002 de 2014 (artículo 19) exige un índice electrónico que identifique todos los documentos que lo conforman, su orden y que garantice su integridad.
Un expediente completo sin depender de una hoja en papel
Mantener la hoja de control al día en cada expediente exige disciplina: cada documento nuevo es una línea que alguien debe acordarse de registrar. Con DMSIGED, el expediente se arma de forma digital, con cada documento registrado y su trazabilidad, para que saber qué contiene y en qué orden no dependa de una anotación manual.
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