No es "la persona que guarda papeles". Mira las cuatro áreas de trabajo que la ley colombiana le reconoce a un archivista y en qué momento te conviene tener uno cerca.
Un archivista es el profesional que organiza, describe, valora, conserva y administra los documentos de una entidad durante todo su ciclo de vida. La Ley 1409 de 2010 reglamenta su ejercicio y reconoce como profesionales a técnicos, tecnólogos y universitarios que tengan título de una institución de educación superior en el área.
Puntos clave
El artículo 2 de la Ley 1409 de 2010 define cuatro grandes áreas de trabajo: organización de archivos, gestión documental, administración técnica de los procesos archivísticos y docencia e investigación.
La valoración documental (decidir cuánto tiempo se conserva cada documento y qué se hace al final) es una de las tareas donde más pesa su criterio.
Un software de gestión documental ejecuta las reglas; el archivista es quien ayuda a definirlas bien.
No es lo mismo ordenar carpetas que aplicar principios archivísticos: la diferencia se nota cuando llega una auditoría.
Las funciones de un archivista según la ley
El artículo 2 de la Ley 1409 de 2010 agrupa su trabajo en cuatro áreas:
Organización de archivos: aplicar los principios universales de procedencia y de orden natural en archivos públicos y privados, desde que el documento se produce hasta su disposición final.
Gestión documental: producción, identificación, organización, clasificación, descripción, selección, valoración, diagnóstico, conservación y custodia de documentos.
Administración técnica: planeación, diseño, coordinación, control, administración, evaluación y gerencia técnica de los procesos archivísticos.
Docencia e investigación: enseñar e investigar en el área de la archivística, en diálogo con otras profesiones.
¿Qué hace un archivista en el día a día?
En la práctica, su trabajo suele incluir elaborar o actualizar las Tablas de Retención Documental, hacer inventarios documentales (FUID), organizar archivos acumulados que nunca se clasificaron, preparar transferencias entre archivos, diseñar el Programa de Gestión Documental y capacitar al personal para que aplique las reglas. Son ejemplos de las áreas que define la ley, no una lista cerrada.
¿Cuándo conviene tener un archivista?
Hay momentos donde su criterio marca la diferencia: cuando tu entidad necesita elaborar o ajustar su TRD, cuando hay un archivo acumulado sin clasificar, cuando vas a implementar un sistema de gestión documental y las reglas de clasificación y retención deben quedar bien definidas desde el comienzo, o cuando se acerca una visita o auditoría de archivo.
Archivista y software: no compiten, se complementan
El software no decide cuánto tiempo se conserva una serie documental ni cómo se clasifica un asunto: aplica las reglas que alguien definió. El archivista aporta ese criterio y el sistema lo ejecuta de forma consistente todos los días.
Preguntas frecuentes sobre el archivista
¿Qué estudia un archivista?
Hay programas técnicos, tecnológicos y universitarios en archivística; la ley reconoce como profesionales a quienes tienen título de una institución de educación superior en esos niveles.
¿Un auxiliar de archivo es lo mismo que un archivista?
No necesariamente. La Ley 1409 de 2010 regula la profesión para quienes tienen título en el área. Quien apoya la organización del archivo sin ese título cumple otro rol, importante pero distinto.
¿Un software puede reemplazar a un archivista?
No. El software automatiza tareas y aplica reglas, pero decisiones como la valoración documental o el diseño de la TRD requieren el criterio de un profesional.
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