Una Tabla de Retención Documental (TRD) es el instrumento que define cuánto tiempo se conserva cada tipo de documento y qué pasa con él al vencer ese plazo. Te explicamos qué contiene, cómo se organiza y en qué se diferencia de una TVD.
¿Qué son las Tablas de Retención Documental (TRD)?
Una Tabla de Retención Documental (TRD) es el instrumento archivístico que organiza los documentos de una entidad por series y subseries, y define cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de documento en cada etapa de su ciclo de vida, y qué pasa con él una vez cumplido ese plazo: si se conserva de forma permanente, si se elimina o si se digitaliza. En Colombia, su elaboración está reglamentada por el Archivo General de la Nación (AGN) bajo la Ley 594 de 2000.
¿Qué información contiene una TRD?
Una TRD típica incluye:
- Código: la identificación jerárquica del área productora, la serie y la subserie documental.
- Serie y subserie documental: el conjunto de documentos con estructura y contenido homogéneos que produce un área — por ejemplo, "Contratos" como serie y "Contratos de prestación de servicios" como subserie.
- Tipos documentales: los documentos específicos que conforman cada subserie (la minuta del contrato, las actas de inicio, las pólizas, etc.).
- Tiempos de retención: cuántos años permanece el documento en el archivo de gestión y cuántos años más en el archivo central.
- Disposición final: qué ocurre al vencer esos plazos — conservación total, eliminación, selección o transferencia a digitalización/microfilmación.
¿Cómo se relacionan las TRD con el archivo de gestión, central e histórico?
Las TRD son el "mapa" que le dice a cada documento por dónde debe pasar. Mientras el documento está en trámite y se consulta a diario, vive en el archivo de gestión del área que lo produjo. Cuando ya no se usa constantemente pero aún se necesita consultar, pasa al archivo central. Y si el Comité de Archivo decide que tiene valor histórico, científico o cultural, termina en el archivo histórico, donde ya no aplica ninguna eliminación. La TRD es la que define, para cada serie documental, cuánto tiempo dura cada una de esas etapas.
¿Qué diferencia hay entre una TRD y una Tabla de Valoración Documental (TVD)?
Son parecidas pero resuelven problemas distintos. La TRD organiza hacia adelante: aplica a los documentos que la entidad sigue produciendo día a día, clasificados por serie desde que nacen. La TVD analiza hacia atrás: se usa cuando existe un fondo documental acumulado — archivo viejo, sin organizar, que se fue apilando durante años sin TRD — y sirve para valorarlo y decidir qué hacer con él antes de empezar a trabajar con una TRD hacia el futuro. Si tu archivo lleva años desordenado, probablemente necesites primero una TVD y después una TRD.
¿Quién elabora y aprueba una TRD?
La elaboración suele quedar a cargo del área de gestión documental o del archivista de la entidad, con la revisión y aprobación del Comité de Archivo interno y, según el tipo de entidad, del Consejo Departamental o Distrital de Archivos. Este trámite tiene particularidades según el sector, así que conviene confirmarlo con tu archivista o directamente con el AGN antes de radicar la tabla.
De la tabla en papel a la tabla que se aplica sola
Tener la TRD aprobada en un documento es el punto de partida — el reto real es que cada documento se clasifique, se transfiera y se elimine exactamente cuando la tabla lo indica, sin depender de que alguien lo recuerde. Con DMSIGED, la TRD se carga una sola vez dentro del sistema y desde ahí cada documento nuevo queda clasificado y con su tiempo de retención aplicado automáticamente.
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