Tablas de Retención Documental (TRD) en Colombia: guía práctica

En el entorno empresarial de Colombia, la organización y conservación de la información no solo es una cuestión de eficiencia interna, sino también un estricto requerimiento normativo. Si alguna vez te has preguntado cómo organizar el archivo de tu empresa para evitar sanciones, optimizar espacios y agilizar la toma de decisiones, la respuesta está en lasTablas de Retención Documental (TRD).

Las TRD son el núcleo de cualquier sistema degestión documental. En esta guía práctica te explicaremos qué son, cuáles son los beneficios de implementarlas, cómo se estructuran bajo los lineamientos delArchivo General de la Nación (AGN)y cómo un software especializado puede automatizar todo su ciclo vital.

¿Qué son las Tablas de Retención Documental (TRD)?

LasTablas de Retención Documental (TRD)son un instrumento archivístico esencial que define el listado de series, subseries y tipos documentales producidos o recibidos por las diferentes dependencias de una organización. A cada uno de estos elementos se le asigna un tiempo de permanencia en las diferentes fases del archivo (Gestión, Central e Histórico) y su disposición final (conservación total, eliminación, selección o reproducción).

Para entender las TRD es fundamental conocer elciclo vital del documento, el cual divide la vida de los archivos en tres grandes fases:

• Archivo de Gestión o de Oficina: Documentos activos sometidos a continua consulta administrativa. Permanecen aquí mientras se tramitan y solucionan los asuntos.
• Archivo Central: Documentos transferidos desde el archivo de gestión una vez finalizado su trámite, cuya consulta ya no es frecuente pero aún conservan valor administrativo, legal, fiscal o técnico.
• Archivo Histórico: Documentos que adquieren un valor permanente (histórico, cultural o científico) y que deben conservarse de por vida para la posteridad.

¿Por qué son obligatorias las TRD en Colombia?

En Colombia, lanormatividad AGN TRDes clara. La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Decreto 1080 de 2015 establecen que tanto las entidades públicas como los particulares que cumplen funciones públicas tienen la obligación de elaborar, adoptar y aplicar las Tablas de Retención Documental.

Pero más allá de la obligación legal, implementar las TRD en el sector privado ofrece ventajas estratégicas enormes:

• Liberación de espacio físico y digital: Permite saber con exactitud cuándo un documento ha perdido vigencia y puede ser destruido de forma segura, reduciendo costos de almacenamiento.
• Búsqueda inmediata de información: Al clasificar los documentos por series y subseries lógicas, el personal puede recuperar cualquier archivo en segundos en lugar de horas.
• Seguridad jurídica y fiscal: Asegura que los documentos contables, tributarios y legales se retengan durante los años que exige la ley (por ejemplo, 10 años para los registros contables según el Código de Comercio).
• Preservación del conocimiento: Identifica los documentos con valor histórico para la compañía y garantiza su conservación a largo plazo.

Estructura de una TRD (Ejemplo Práctico)

Para comprender cómo se visualiza este instrumento archivístico, a continuación presentamos unejemplo de tabla de retención documentaladaptado para un departamento de Talento Humano corporativo:

Abreviaturas: AG: Archivo de Gestión | AC: Archivo Central | CT: Conservación Total | E: Eliminación.

Cómo Elaborar las TRD en tu Empresa: Paso a Paso

Elaborar las TRD es un proceso interdisciplinar que requiere conocimientos archivísticos, legales y de la operación interna de la empresa. Los pasos sugeridos son:

1. Investigación Preliminar: Recopilar información sobre la estructura orgánica de la empresa, manuales de funciones y la legislación que rige su actividad comercial.
2. Encuesta de Productores: Realizar entrevistas con los líderes de cada área para identificar qué documentos producen en su día a día, con qué frecuencia los consultan y para qué sirven.
3. Clasificación y Depuración: Agrupar los tipos documentales en series y subseries lógicas acorde a las funciones de cada oficina.
4. Valoración Documental: Determinar los valores primarios (administrativos, contables, legales) y secundarios (históricos, científicos) de cada serie para establecer los tiempos de retención y la disposición final.
5. Aprobación e Implementación: Presentar el proyecto ante el Comité de Archivo de la compañía para su aprobación formal e inducción a todo el personal.

"Las Tablas de Retención Documental no son un documento estático; deben actualizarse ante cambios estructurales de la empresa o nuevas normativas legales."

La Automatización: TRD Digitales con un SGD / DMS

En la era digital, gestionar las TRD de forma manual en archivadores físicos o carpetas compartidas de red (como Drive o Dropbox) es una tarea titánica y propensa a errores. Si un empleado guarda un documento de nómina en una carpeta que no corresponde o lo elimina antes de tiempo, expone a la compañía a auditorías negativas y sanciones.

UnSoftware de Gestión Documental (SGD / DMS) como Dmsigedsoluciona este problema de raíz al digitalizar y automatizar la aplicación de las TRD:

• Aplicación Automática de Reglas: Al subir un archivo al sistema, este se clasifica en su serie documental correspondiente y el software le asigna de manera automática los tiempos de retención definidos en la TRD.
• Alertas de Transferencia y Retención: El sistema emite notificaciones automáticas cuando una serie documental cumple su tiempo en el archivo de gestión y debe pasar al archivo central, o cuando ha cumplido su ciclo y está lista para su disposición final (eliminación o conservación).
• Firmas Electrónicas y Trazabilidad: Garantiza que cualquier cambio o eliminación de documentos requiera aprobaciones firmadas y mantenga una pista de auditoría inalterable.

Implementar las Tablas de Retención Documental es el paso definitivo para transformar tu archivo físico o desorganizado en un sistema digital ágil, seguro y 100% alineado con las leyes colombianas. EnArchivos y Sistemascontamos con los expertos archivistas y la tecnología de vanguardia para ayudarte en todo el proceso de diseño y automatización con Dmsiged.