La Ley 594 de 2000 obliga a las entidades del Estado y a varios privados a tener Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas. Te explicamos quién está obligado, qué pasa si no las tienes y a dónde acudir para aprobarlas.
¿Es obligatorio tener Tablas de Retención Documental (TRD)?
Sí: la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) obliga a las entidades del Estado en todos sus niveles a elaborar y adoptar Tablas de Retención Documental, y esa obligación también alcanza a varias empresas privadas. Las TRD son el instrumento que define cuánto tiempo se conserva cada tipo de documento y qué pasa con él al vencer ese plazo — conservación permanente, eliminación o transferencia a otro archivo.
¿Qué empresas y entidades están obligadas a tener TRD?
La obligación cubre a la administración pública nacional, departamental, distrital y municipal, a las empresas públicas y a las entidades mixtas. También aplica a privados que administran información pública o prestan un servicio público — por ejemplo, operadores de servicios públicos domiciliarios, entidades de salud que manejan historias clínicas, o empresas que contratan de forma constante con el Estado. Si tu empresa entra en alguna de estas categorías, no tener TRD aprobadas es un incumplimiento, no una omisión menor.
¿Qué pasa si el Archivo General de la Nación audita y no tengo TRD aprobadas?
- Las consecuencias no son solo un llamado de atención. Pueden incluir:
- Suspensión de las prácticas que atenten contra la integridad del archivo.
- Multas sucesivas semanales de hasta veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes mientras persista el incumplimiento.
- Para servidores públicos, el manejo indebido del patrimonio documental puede calificarse como falta disciplinaria gravísima.
- De forma indirecta: hallazgos negativos en auditorías, pérdida de contratos con el Estado y exposición ante entes de control.
¿Las empresas privadas también necesitan TRD o solo las públicas?
No es exclusivo del sector público. Si tu empresa privada administra información regulada (historias clínicas, información financiera sujeta a inspección, datos de usuarios de un servicio público) o presta una función pública, la obligación te alcanza igual que a una entidad estatal. Muchas empresas privadas descubren esto solo cuando ya están frente a una auditoría o un requerimiento — lo ideal es resolverlo antes.
¿Ante quién se aprueban las TRD?
El proceso pasa por el Comité de Archivo interno de la entidad y, según el tipo de entidad, por el Consejo Departamental o Distrital de Archivos correspondiente. Como el trámite exacto puede variar según tu sector y tu ubicación, lo más seguro es validar el paso a paso directamente con tu archivista o con el Archivo General de la Nación antes de iniciar el proceso.
Tener las TRD es el primer paso, no el único
Aprobar las Tablas de Retención Documental resuelve el requisito legal, pero el reto diario es aplicarlas: que cada documento se archive, se transfiera o se elimine en el momento correcto, sin que dependa de que una sola persona recuerde hacerlo. Con DMSIGED, las TRD quedan parametrizadas dentro del sistema, así que la clasificación y los tiempos de conservación se cumplen automáticamente, y ante cualquier auditoría puedes mostrar trazabilidad completa de cada documento.
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